Aufgaben der Moderation bei klassischen Versammlungen und die Umsetzung für digitale Versammlungen
Manche Aufgaben der Moderation klassischer Versammlungen bedürfen einer Übersetzung in die Online-Situation. Bei digitalen Versammlungen erhöht die Technik die Komplexität, daher brauchen digitale Versammlungen besonders klare Regeln.
Absprachen mit Veranstaltern
In digitalen Versammlungen hilft die Moderation dem Vorstand, ihre Ziele in digitale Form zu übersetzen und daher fallen in der Vorbereitungsphase zusätzliche Aufgaben an.
Viele Veranstalter haben wenig Erfahrung mit digitalen Veranstaltungen und profitieren davon, wenn die Moderation ihnen im Vorfeld Hinweise zur organisatorischen Vorbereitung gibt, zum Beispiel Tipps für technische Störungen, die die Veranstalter mit der Einladung verschicken kann.
Immer mehr Menschen haben inzwischen Erfahrung im Umgang mit Online-Präsentationen und können direkt von ihrem Computer aus präsentieren. Für den reibungslosen Ablauf ist es trotzdem nützlich, wenn möglichst alle Präsentationen und Filme entweder schon im System hochgeladen sind und / oder als Sicherheitsnetz und Pannenhilfe von der Moderation eingespielt werden können.
Film oder Tondateien brauchen einen eigenen Technik-Test. Spezialisten für digitale Versammlungen wie www.linkando.com organisieren alle technischen Fragen bei betreuten Veranstaltungen, aber wenn man eigenständig mit der Linkando APP in Zoom oder Teams arbeitet, braucht man die Tests.
Vereinsvorstände, die sich hauptsächlich innerhalb des eigenen Vereins bewegen, sehen die Bestimmungen für Abstimmungen, gültige Stimmen und qualifizierte Mehrheiten oft als selbstverständlich an, aber für digitale Veranstaltungen müssen diese Regeln zunächst hinterlegt werden.
Visualisierungen
Visualisierungen signalisieren Vorbereitung und Verbindlichkeit – und in Kombination mit gut ausgesuchten Bildern verbessern sie auch die Stimmung.
Die visualisierte Tagesordnung auf dem Bildschirm erlaubt es außerdem, Fotos der Vorstandsmitglieder, Referenten und Redner oder auch Bilder zur Illustration der Inhalte mit aufzunehmen. Ideal sind hier Life-Fotos, bei denen sich das Gesicht bewegt.
Auch die wichtigsten Informationen zu Verhaltensregeln – etwa wie und wann man sich zur Diskussion meldet – sollten nach der Agenda visualisiert vorgestellt werden.
Für eine Schweigeminute in einer digitalen Versammlung kann die Moderation für diese Zeit ein pietätvolles Bild einblenden, einen Kranz oder eine Lilie. Bei digitalen Versammlungen fehlt die Atmosphäre des gemeinsamen Schweigens und da ist ein solches Symbol ein wertvoller Ersatz.
Wenn zu Beginn der Versammlung Gäste oder Referenten vorgestellt werden holt man sie ins Bild und lässt sie kurz sprechen. Auch hier kann die Moderation ersatzweise ein (life) Foto einblenden, wenn technischen Gründen das direkte Auftreten verhindern.
Stimmung, Nebengespräche und Chat
In Präsenzveranstaltungen geben sowohl die Körpersprache der Anwesenden als auch die sicht- und hörbaren Nebengespräche Hinweise für Inhalte und Tempo der Versammlung. Atmosphärisch fungieren Nebengespräche auch als Blitzableiter. In der digitalen Versammlung gibt der Chat Hinweise auf die Stimmung und erlaubt es, sie zu erfassen und auf sie einzugehen.
Manche Veranstalter denken, die Chat-Funktion lenkt zu sehr ab und deaktivieren sie deshalb. Ein Chat fördert aber sowohl das Gruppengefühl - etwa wenn Mitglieder sich untereinander freundlich begrüßen - als auch den reibungslosen Ablauf. Die Online-Variante der Nebengespräche ist die private Direktnachricht im Chat, die nicht stört, aber stärkt das Engagement der Beteiligten stärkt. Gerade bei emotional geladenen Themen wirkt der Chat als Blitzableiter und hilft, wesentliche Fragen zu erkennen.
Ein Chat-Beobachter arbeitet der Veranstaltungsmoderation zu, filtert Fragen heraus, die viele interessieren und behält Wünsche an die Leitung und Wortmeldungen im Blick.
Es gibt zwei Arten von Chats: den offenen Chat, bei dem alle Anwesenden alle Beiträge sehen können und den privaten Chat, der zusätzlich die Möglichkeit zum Eins-zu-Eins Austausch bietet.
Der Chat-Beobachter sieht nur den offenen Chat und kann dann Themen und Fragen aus dem Chat und Stimmungen mit in die Versammlung einfließen zu lassen.
Eine sachkundige Chat-Beobachterin kann auch Fragen schon direkt im Chat beantworten.
Wortmeldungen
In digitalen Versammlungen automatisiert entweder das System die Redeliste oder die Anwesenden melden sich im Chat zu Wort. In diesem Fall sollte jemand die Redeliste im Auge behalten.
Die Wortmeldung im Chat hat den Vorteil, dass alle die Reihenfolge sehen und so der Manipulationsverdacht ausgeschaltet ist.
Die Redelistenführung muss in Versammlungen immer rechtzeitig ankündigen, wie viel Zeit noch zur Verfügung steht und fragen, ob noch jemand auf die Redeliste möchte, die allmählich geschlossen werden muss. In der digitalen Versammlung kann man das verbal ankündigen und den Chat nutzen.
Fragen und Diskussionen
Bei digitalen Versammlungen können Fragen im Chat gestellt werden und die Chat-Moderation kann zum passenden Zeitpunkt relevante Fragen aufgreifen.
Digitale Versammlungen und Hybrid-Veranstaltungen sind schwerer zusammenzuhalten als Präsenztermine und brauchen daher einen einheitlichen Umgang mit Vorträgen, Zwischenfragen und Diskussionen. Nur wenn es einen guten Grund gibt, sollte man eine Ausnahme zulassen.
Maßnahmen der Moderation bei Störungen bei digitalen Versammlungen
Eine wesentliche Aufgabe für jede Leitung ist der ordentliche Ablauf der Veranstaltung, besonders bei emotionalen Themen sorgt sie für die Rückkehr zum geregelten Ablauf.
Bei digitalen Versammlungen können nicht mehrere Personen gleichzeitig reden, das erleichtert die Arbeit der Moderation. Diese kann in der digitalen Versammlung das Mikrophon eines ausufernden Redners stummschalten und so die Kontrolle zurückgewinnen. Wenn sich zwei Parteien in Wallung reden, kann die Moderation ihre Handflächen ins Videobild bringen (leicht nach vorne stoßend) und so ein wirksames Stoppsignal einsetzen. Gleichzeitig kommt eine verbale Zäsur-Markierung wie „Stopp - Einen Moment“, es geht mehr Energie in die Stimme und in die Begründung – „Jetzt wird es immer emotionaler, so kommen wir nicht weiter“
Danach regelt die Moderation das weitere Vorgehen transparent, erkundigt sich zum Beispiel bei den Chat-Zuständigen nach Fragen oder Themen, die dort aufgetaucht sind. Als Nächstes überlegt sie zusammen mit den internen Verantwortlichen, welche Schritte möglich und sinnvoll sind um die Situation aufzufangen und baut eventuell eine Struktur- und Beruhigungspause ein.
Die Stimme der Moderation ist bei digitalen Versammlungen ein wesentliches Mittel, um die Stimmung zu gestalten. Je angespannter die Atmosphäre in der Versammlung ist, desto wichtiger ist die kontrollierte Stimme der Moderation als ruhiger Anker.
In digitalen Veranstaltungen neigen die Verantwortlichen dazu, eher kurze Pausen zu machen. In Anbetracht der „Bildschirmmüdigkeit“ (zoom fatigue) ist eine Mindestpausenlänge von 15 Minuten ein guter Richtwert.
Digitale oder hybride Versammlungen sparen Zeit bei Abstimmungen und Wahlen, gerade wenn es um größere Mitgliederzahlen geht und das automatisch erstellte Protokoll bringt ebenfalls Effizienzgewinne. Gut durchdachte digitale Versammlungen bringen Freude, Freunde und Ergebnisse!
Digitale Versammlungen haben sich bewährt und bleiben ein wertvolles Instrument für die Zukunft!