Mit Sales-Playbooks zur effizienten Vertriebsorganisation: Tools für Sales-Manager

Sales-Playbooks ermöglichen nicht nur besseres Verkaufen, sondern betten den Vertrieb in die Gesamtorganisation ein. Sie sind im Vertriebsmanagement unverzichtbar.

Ein Redaktionsbeitrag des FOM-Magazines
Wie effizient ist Ihr Vertrieb? Diese Frage ist gar nicht so einfach zu beantworten!
Eines haben Sie aber sicherlich beobachtet: Der individuelle Erfolg Ihrer Vertriebsmitarbeiter unterscheidet sich stark voneinander. Manche sind „besser“ als andere. Doch woran liegt das? Hängt der Sales-Erfolg von individueller Begabung ab oder vielmehr von organisatorischen Strukturen?

Vertriebsorganisation als Schlüssel zum Erfolg
Talent, Begabung und die individuelle Persönlichkeit können den Sales-Erfolg sicherlich fördern. Doch organisatorische Faktoren werden drastisch unterschätzt. Unternehmen müssen ihren Vertriebsmitarbeitern deshalb die richtigen Tools und Strukturen an die Hand geben, um ihre Erfolgschancen zu maximieren.
Dafür gibt es Sales-Playbooks, die Vertriebs-Meetings durch Struktur in FOMs verwandeln. Playbooks sind sozusagen Drehbücher mit detaillierten Instruktionen für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Verkaufsgesprächen.Im stationären Vertrieb kommen solche Playbooks schon länger zum Einsatz. Jetzt gibt es sie auch für den Online-Vertrieb!

Sales-Playbooks im Online-Vertriebsmanagement
Im operativen Vertrieb geben Sales-Playbooks den Mitarbeitern Hilfestellungen an die Hand. Sie werden als Plugins in Videochat-Software wie Zoom oder Microsoft Teams integriert, sodass Mitarbeiter Tools wie interaktive Meeting-Agendas, Verkaufsskripte oder Terminierungstools direkt in einer Software verwenden können. Somit wird das Multitasking mit mehreren Tools minimiert.
Sales-Playbooks spielen aber auch für die Effizienz der Gesamtorganisation eine wichtige Rolle, da sie die individuellen Verkaufsgespräche in die organisatorischen Arbeitsabläufe einbetten.
Eine Studie des Softwareunternehmens Salesforce fand heraus, dass Unternehmen mit Sales-Playbooks 33 Prozent mehr Umsatz erzielen und in individuellen Verkaufsgesprächen eine über 50 Prozent höhere Erfolgswahrscheinlichkeit haben. Diese Zahlen sprechen für sich!

Abteilungsübergreifende Verlinkung des Vertriebsmanagements

Sales-Playbooks stellen auch Links zu anderen, vertriebsexternen Abteilungen her.Beispielsweise erfordern viele Vertriebsorganisationen ein reibungsloses Zusammenspiel zwischen der Vertriebs- und Rechtsabteilung, zum Beispiel bei der Erstellung von Verträgen.
Ineffiziente Arbeitsabläufe zwischen der Vertriebs- und Rechtsabteilung können das Deal-Closing verlangsamen und somit die Erfolgswahrscheinlichkeit reduzieren.
Sales-Playbooks können Vertriebsmitarbeitern bereits im Verkaufsgespräch anzeigen, an welchen Stellen der Input der Rechtsabteilung notwendig ist, an wen sie sich genau wenden müssen und was sie den Kunden aus rechtlicher Sicht mitteilen müssen. Somit fließen rechtliche Aspekte von Anfang an in den Sales-Prozess ein.

Mit Sales-Playbooks die Onboarding-Zeit reduzieren
Vor allem in Vertriebsteams sind Mitarbeiterfluktuationen überdurchschnittlich hoch. Laut einer
Umfrage von Bridge Group unter 350 B2B-Software-as-a-Service-Unternehmen liegt die Fluktuationsrate im Softwarevertrieb bei durchschnittlich 34 Prozent. Eine von zehn Firmen hat sogar eine Fluktuationsrate von über 55 Prozent.
Hohe Mitarbeiterfluktuationen sind für Vertriebsorganisationen sehr teuer. Im Schnitt dauert es 5,3 Monate, bis neue Vertriebsmitarbeiter ihr gefordertes Produktivitätslevel erreichen – wenn sie es überhaupt jemals erreichen, denn nur 67 Prozent aller Sales-Mitarbeiter erfüllen ihre Verkaufsziele.
Auch beim Onboarding können Sales-Playbooks die Vertriebsorganisation effizienter gestalten: Sie enthalten alle wesentlichen Informationen von Verkaufsskripten über häufig gestellte Fragen und die entsprechenden Antworten, etablierte Best-Practises und die Learnings anderer Mitarbeiter.
Mit den richtigen Playbooks können neue Vertriebsmitarbeiter bereits innerhalb von sechs Wochen ihre Zielvorgaben erfüllen.

Vertriebsmanagement setzt gepflegtes CRM voraus
Eine Sales-Organisation steht und fällt mit ihrem Customer-Relationship-Management (CRM).
Vertriebsmitarbeiter müssen bei der Vor- und Nachbereitung auf CRM-Datenbanken zugreifen können, um sich die nötigen Informationen zu beschaffen. Auch Marketing- und Customer-Service-Verantwortliche sind auf ein gut gepflegtes CRM-System angewiesen, das die für ihre Arbeit nötige Datenbasis liefert.
CRM-Datenbanken zu pflegen, ist oft nicht die Priorität von Sales-Mitarbeitern, die naturgemäß am liebsten gleich ins nächste Meeting gehen würden. Sales-Playbooks geben ihnen deshalb an den entsprechenden Stellen die nötigen Erinnerungen, wann sie welche Informationen wo einpflegen müssen.
Das Ergebnis ist eine gut gepflegte CRM-Datenbank und eine effizientere Gesamtorganisation.

Vertriebsorganisation als lernender Organismus
In Sales-Teams herrscht oft ein harter Konkurrenzkampf, zum Teil ist das auch von der Führung so gewollt. Sales-Manager müssen deshalb gewährleisten, dass trotz Konkurrenz alle Learnings über die Organisation hinweg geteilt werden.
Sales-Playbooks sind lernende Organismen. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt, basierend auf neuen Learnings und Best-Practices.

Im Idealfall treffen sich alle im Sales-Prozess involvierten Mitarbeiter regelmäßig und besprechen Änderungen und Verbesserungen des Playbooks. So wird gewährleistet, dass Prozesse nicht nur auf Ebene des einzelnen Mitarbeiters, sondern über die Gesamtorganisation hinweg verbessert werden.