Wenn eine Email nicht ausreicht, kann ein 15-Minuten-Meeting die richtige Zwischenlösung sein. Der Erfolg steht und fällt mit der Vor- und Nachbereitung des Meetings.
Ein Redaktionsbeitrag des FOM-Magazins
“Das hätte man auch in einer Email klären können.” Diesen Satz hört man nach Meetings häufig. Oft stimmt das auch! Eine Studie der University of North Carolina fand heraus, dass 71 Prozent der befragten Manager Meetings als ineffizient und unproduktiv einstuften. Aber es gibt eben auch die andere Seite der Medaille: Selbst für schnell zu klärende Sachverhalte bieten Meetings Vorteile.
Professor David Burkus von der Oral Roberts University in Oklahoma erklärt, dass eine Email ein Meeting häufig nicht ersetzen könnte. So würden nur sieben Prozent aller Informationen verbal kommuniziert - diesen Teil könnte man tatsächlich auch in einer Email versenden. Die verbleibenden 93 Prozent der Informationen steckten jedoch in nonverbaler Kommunikation wie der Tonlage, dem Kontext, der Körpersprache und anderem Feedback. Eine Email kann diese Kommunikationsbestandteile- nicht widerspiegeln.
Die Unternehmensberaterin Lara Hogan argumentiert, dass es bei der Wahl des Kommunikationsmediums vor allem auf die Art der zu kommunizierenden Information ankäme. “Sensible, schwer zu verarbeitende oder überraschende Informationen - wie z. B. ein größerer Umbruch, Personalmaßnahmen oder generell Dinge, die Emotionen hervorrufen - werden am besten zuerst persönlich kommuniziert", so Hogan. Auf diese Weise könnten Führungskräfte ihre Kommunikation auf die Fragen oder Reaktionen im Raum abstimmen und ihre Worte, die Körpersprache und den Tonfall entsprechend wählen.
Eine Email kann somit zwar Teile eines Meetings ersetzen, aber mit Sicherheit nicht all seine Bestandteile. Stattdessen bieten sich als effiziente Zwischenlösung sogenannten 15-Minuten-Meetings an. Dabei handelt es sich um ein Meetingformat, welches für die schnelle Kommunikation perfekt geeignet ist, ohne dabei auf die nonverbale und persönliche Komponente verzichten zu müssen.
Was sind 15-Minuten-Meetings?
Das Ziel eines 15-Minuten-Meetings ist, in Kürze Informationen zu vermitteln, die nicht auf effiziente Weise schriftlich übermittelt werden können. Es geht ausdrücklich nicht darum, einen Sachverhalt im Detail zu besprechen. 15-Minuten-Meetings bieten sich beispielsweise für regelmäßige Sales-Updates oder schnelle Check-ins zum Projektverlauf an. Wenn es allerdings um die Besprechung eines detaillierten Projektplans geht, ist ein 15-Minuten-Meeting meist nicht die richtige Wahl.
Der Zeitrahmen von 15 Minuten ist ein hartes Limit. Das Meeting kann auch kürzer sein, aber nicht länger. Wenn 15-Minuten-Meetings plötzlich 30 Minuten dauern, dann wird das Konzept ad absurdum geführt. Sollten bei bestimmten Themen längere Diskussionen notwendig werden, muss ein Folgemeeting geplant werden.
Entsprechend wichtig ist die Rolle des Moderators. Wenn Teilnehmer in ihren Wortbeiträgen abschweifen, müssen Moderatoren schnell eingreifen. Sie sollten zudem stets die Zeit im Auge behalten und das Ende des Meetings rechtzeitig einleiten. Außerdem sollten Moderatoren sicherstellen, dass alle Teilnehmer zu Wort kommen und so die Gelegenheit haben, ihren Beitrag einzubringen.
Viele Unternehmen sind dazu übergegangen, 15-Minuten-Meetings als sogenannte “Stand-ups” abzuhalten. Solche Meetings werden klassischerweise im Stehen abgehalten, womit die kurzfristige Natur des Meetings unterstrichen wird - man hat schließlich das Bedürfnis, sich zeitnah wieder hinzusetzen. Digitale Meetings können ebenfalls problemlos als Stand-ups abgehalten werden.
FOM-Software stellt den technischen Rahmen zur Verfügung
FOM-Software stellt einige Tools für 15-Minuten-Meetings bereit. Besonders wichtig ist das Agendamanagement. Da die Zeit limitiert ist, müssen Teilnehmer bereits im Vorfeld schriftlich über den Inhalt und die wichtigsten Diskussionspunkte des Meetings informiert werden. Dadurch können sich die Teilnehmer adäquat auf das Meeting vorbereiten, was zu einer Zeitersparnis führt. FOM-Software stellt idealerweise vorgefertigte Agandavorlagen bereit, die auf den Best-Practises und Erfahrungen mit 15-Minuten-Meetings beruhen.
Die Agenda sollte folgendes beinhalten:
- Ein objektives Meetingziel: Warum findet dieses Meeting statt? Was ist das Ziel? Welches Arbeitsergebnis sollte am Ende des Meetings herauskommen?
- Teilnehmerliste: Alle Teilnehmer sollten sich darüber im Klaren sein, welche Rolle sie in diesem Meeting einnehmen und wer noch im Meeting ist. FOM-Software stellt dazu auch Teilnehmerverzeichnisse zur Verfügung, die mit wenigen Mausklicks eingerichtet werden können.
- Tagesordnungspunkte (TOPs): TOPs sollten als Fragen oder Aufgaben formuliert sein, sodass sich die Teilnehmer entsprechend auf das Meeting vorbereiten und die nächsten Schritte ableiten können. Idealerweise sollten den einzelnen TOPs auch die Namen der jeweils verantwortlichen Teilnehmer zugeordnet werden.
- Zeitvorgaben: Die einzelnen TOPs sollten jeweils mit einem Zeitlimit versehen werden. Sollte die Diskussion weitere Zeit in Anspruch nehmen, muss ein Folgemeeting vereinbart werden.
- Fragen und Feedback: Die Agenda sollte die Teilnehmer dazu ermutigen, bereits vor dem Meeting Fragen und Feedback einzureichen.
- Action Items: Die letzten Minuten des Meetings sollten damit verbracht werden, nächste Schritte und Aufgaben klar zu definieren.
Die eigentliche Arbeit beginnt nach dem Meeting, deshalb ist das Follow-Up entscheidend. FOM-Software erstellt automatische Meeting-Protokolle, welche in einem geschützten Bereich von den Teilnehmern heruntergeladen werden können.
FOM-Software bietet außerdem Möglichkeiten zur Datenauswertung. So können Führungskräfte erkennen, wie häufig 15-Minuten-Meetings abgehalten werden und ob sie den Zeitrahmen sprengen. Außerdem ermöglicht die Auswertung der Meetingdaten die Einsicht, ob die kürzeren Formate tatsächlich längere Meetings ersetzen und somit dazu beitragen, die Meetingbelastung innerhalb der Organisation zu senken.
Der Erfolg eines 15-Minuten-Meetings steht und fällt mit der Vor- und Nachbereitung sowie der Meeting-Moderation. FOM-Software erleichtert diese Prozessabläufe. Bei richtiger Durchführung resultieren 15-Minuten-Meetings in Zeitersparnis und effizienten Kommunikationsabläufen. Dieser Beitrag liefert umfassende Argumente warum es sich lohnt, die 15-Minuten-Meetings in die eigene Meetingkultur zu implementieren.
