Formelle Sitzungen und Versammlungen müssen Satzungsvorgaben entsprechen. Mit spezialisierter Software können Veranstalter Rechtssicherheit für digitale und hybride Formate schaffen.
Online-Meetings kennt mittlerweile jeder: Einloggen, Kamera und Mikrofon prüfen; sieht der Hintergrund gut aus? Video-Calls gehören mittlerweile zum geschäftlichen Alltag. Für Meetings wie kurze Check-In-Calls oder Vertriebsgespräche sind gewöhnliche Video-Chat-Plattformen wie Zoom oder Microsoft Teams ausreichend. Bei Formellen Online Meetings stoßen die Video-Call-Allstars jedoch schnell an ihre Grenzen.
Was sind Formelle Online Meetings?
Im Gegensatz zu formlosen Besprechungen folgen Formelle Meetings wie Aktionärsversammlungen, Verbands-, Vereins, oder Gremiensitzungen einem genau festgelegten Ablauf. Dieser wird von der Satzung der jeweiligen Organisation vorgegeben. Beispielsweise müssen Abstimmungen und Wahlen klare Regeln befolgen. Wenn solche Versammlungen digital abgehalten werden, spricht man von „Formellen Online Meetings“ - kurz „FOMs”.
Da es bislang wenig Erfahrungen mit FOMs gab, und auch die rechtliche Grundlage dafür fehlte, wurden sie überwiegend offline abgehalten. Während der Coronakrise mussten plötzlich auch Formelle Meetings digitalisiert werden. Deshalb wurde die Rechtslage geändert, und Unternehmen und öffentliche Institutionen wurden zu digitalen Formaten gezwungen. Dadurch haben sie die vielen Vorteile der FOMs zu schätzen gelernt.
Muss es immer online sein?
Nein! Aber Online-Formate bieten Vorteile:
Baustellen auf der Autobahn, Lockdowns, Bahnstreiks oder verspätete Flüge können bei Präsenzveranstaltungen schnell zu Verzögerungen oder sogar Ausfällen führen. Vielen Teilnehmern ist außerdem die Anreise zu beschwerlich, weshalb sie lieber zuhause bleiben. Die Organisation großer Präsenzveranstaltungen ist zudem kostspielig und arbeitsaufwendig.
Digitale Formate sind günstiger und verlässlich. Trotzdem bieten Präsenzveranstaltungen natürlich auch Vorteile. Gerade der persönliche Kontakt ist oft der entscheidender Grund, weshalb Organisatoren sich doch für ein Offline-Format entscheiden.
Ob man sich persönlich trifft oder digital ist heute jedoch keine Entweder-Oder-Frage mehr. Mittlerweile haben sich auch „Hybride Meetings“ etabliert. Sie kombinieren die Vorteile beider Varianten: Die Organisatoren können Kosten reduzieren, da weniger Räumlichkeiten und Unterkünfte benötigt werden. Falls Komplikationen wie Verkehrsstaus oder Lockdowns auftreten, kann man verhinderte Gäste auch digital zuschalten. Gäste können wiederum entscheiden, ob sie persönlich anreisen wollen oder sich von zuhause zuschalten.
Software-Lösungen
Herkömmliche Video-Chat-Software wird den besonderen Anforderungen der FOMs nicht gerecht. Zum Beispiel gibt es keine oder nur unzureichende Protokollierungs-Funktionen. Wenn der Organisator jedoch nicht nachweisen kann, dass die Versammlung satzungskonform abgehalten wurde, ist sie anfechtbar. Wenn beispielsweise jemand ein Abstimmungsergebnis anfechtet, muss die Abstimmung und unter Umständen sogar die komplette Versammlung wiederholt werden. Außerdem fehlen den herkömmlichen Software-Lösungen elementare Funktionen wie Vertreterregelungen, ein Agenda-Management oder digitale Tools für Wahlen.
Am Markt gibt es bereits verschiedene Anbieter, die sich Software für auf FOMs bietenspezialisiert haben. Sie decken allerdings meist nur Teilaspekte der FOMs ab. Die Herausforderung für die Entwickler-Community wird es sein, in den nächsten Jahren FOM-Lösungen zu entwerfen, die den besonderen Anforderungen dieser Meeting-Formate gerecht werden.
Linkando als ein Beispiel für eine ganzheitliche FOM-Software
FOMs werden sich in Zukunft als ein neuer Standard etablieren. Mit dem FOM-Magazin wollen wir dazu beitragen, dass Macher, Vordenker, Rechtsexperten, Politiker und Technologiepioniere zusammenkommen und diesen neuen Trend gemeinsam gestalten. FOMs bieten für Organisatoren, Teilnehmer, Dienstleister und auch für die Umwelt eine große Chance. Wir sollten sie gemeinsam nutzen!
