Gute Ziele brauchen einen guten Plan! Mit FOM-Tools können Sie Ihre CSR-Meetings besser organisieren
Ein Redaktionsbeitrag des FOM-Magazins
CSR, ESG, SRI - über diese Abkürzungen stolpert man in letzter Zeit häufig. Kurz gesagt geht es darum, in Unternehmen und bei Investitionen neben wirtschaftlichen auch klimatische und soziale Kriterien zu berücksichtigen.
Die Abkürzung „CSR” steht für „Corporate Social Responsibility”, also sozialverträgliches Wirtschaften. Dazu zählen zum einen wohltätige Initiativen wie Sozialprojekte, Sponsoring, Spenden, die Tätigkeit von Unternehmensstiftungen oder die Freistellung von Mitarbeitern für soziale Aufgaben. Es geht aber auch darum, die wirtschaftlichen Kernziele des Unternehmens mit sozialen und umweltrelevanten Aspekten zu verknüpfen.
In den letzten Jahren hat der Druck auf Unternehmen und Behörden, ihren CSR-Verpflichtungen gerecht zu werden, zugenommen - vonseiten der Kunden, Mitarbeiter, Investoren und der Politik. Laut einer Studie von Randstad Deutschland sagen 74 Prozent der befragten deutschen Industrieunternehmen mit zehn oder mehr Angestellten, ihr Unternehmen habe sich im Bereich der Arbeitsbedingungen selbst CSR-Verhaltensleitlinien auferlegt.
Zusätzlicher Druck entsteht durch den Fachkräftemangel: Unternehmen müssen ihre Arbeitgebermarke heute als möglichst attraktiv positionieren. Im modernen Arbeitsmarkt geht es nicht nur um Löhne und Urlaubstage, sondern auch um sozial- und klimaverträgliches Wirtschaften.
Was sind CSR-Meetings?
Gute Vorsätze sind zunächst mal nur das: gute Vorsätze! Als Entscheidungsträger in Ihrer Organisation müssen Sie sich die Frage stellen, wie Sie - bzw. Ihre Belegschaft - die CSR-Ziele umsetzen. Dafür braucht es standardisierte Abläufe und regelmäßige Meetings.
1. Konkrete Ziele
Organisieren Sie keine CSR-Meetings aus PR-Gründen. Jedes Meeting sollte ein konkretes CSR-Ziel verfolgen und einen Projektplan bearbeiten. Man könnte solche Meetings beispielsweise nach dem OKR-Framework (Objectives & Key Results) aufbauen und in jedem Meeting den Fortschritt anhand konkreter KPIs besprechen.
2. Mitarbeitereinbindung
Um die Mitarbeiter bestmöglich einzubinden, sollten sie Projektvorschläge einbringen können und demokratisch darüber abstimmen. Auf diese Weise können sich Ihre Mitarbeiter auf den Gebieten engagieren, die wirklich wichtig für sie sind. Somit sind sie auch emotional stärker in die Projekte investiert.
3. Expertise nutzen
Sie müssen das Rad nicht neu erfinden. Nutzen Sie die Stärken Ihres Teams.
Wenn Sie beispielsweise Bauunternehmer sind, können Sie die unternehmensinterne Expertise bei einem Spielplatzprojekt nutzen. Wenn Sie im Asset Management tätig sind, könnten Sie ein ESG-Investmentprodukt anbieten.
4. Learnings protokollieren
CSR-Projekte sind vermutlich nicht das Kerngeschäft Ihres Unternehmens und damit auch für Ihre Belegschaft Neuland. Protokollieren Sie Ihre Meetings und ermöglichen Sie somit konstantes Learning. Was läuft schief, was läuft gut, was kann man besser machen? Die Protokolle Ihrer CSR-Meetings können Ihnen bei späteren Projekten als Wissensdatenbank dienen.
Was sind FOMs?
Der regelmäßige FOM Magazin-Leser ist bereits im Bilde aber hier nochmal kurz für alle Neuankömmlinge:
FOM steht für Formelle Online Meetings, also digitale oder hybride Sitzungen, Besprechungen und Gremien. Anders als herkömmliche Online-Meetings müssen sie den Vorgaben der Satzung der jeweiligen Organisation folgen. Aufgrund dieser Bestimmungen sind die Anforderungen an solche Meeting-Formate deutlich komplexer.
Um FOMs rechtssicher, kosteneffizient und weitgehend automatisiert zu organisieren, gibt es verschiedene Softwarelösungen. Sie bilden den gesamten Prozess von der Organisation der FOMs über die Durchführung bis zur Nachbereitung ab, stellen Tools für rechtssichere digitale Abstimmungen & Wahlen zur Verfügung, Teilnehmer- und Stimmrechtsverzeichnisse, automatisierte Protokolle und vieles mehr.
Was haben FOMs mit CSR zu tun?
Da CSR-Meetings ähnlich wie FOMs einem standardisierten Ablauf folgen, Abstimmungen beinhalten und protokolliert werden sollten, kann FOM-Software als ideales Tool genutzt werden.
Sie denken jetzt vielleicht, dass man CSR-Meetings auch mit herkömmlicher Meeting-Software und zusätzlichen Tools organisieren kann. Wir erklären Ihnen, warum sich FOM-Software besser eignet: Sie deckt den gesamten Use-Case ab.
1. Agendamanagement
Wie ein FOM sollte auch ein CSR-Meeting einer festgelegten Agenda folgen, welche die Ziele, den Projektplan und die Verantwortlichkeiten thematisiert. Mit einer FOM-Software können Sie die Agenda vorbereiten und anschließend während des Meetings einblenden.
2. Teilnehmermanagement
Bestimmte Projekte erfordern spezielle Expertise. Mit einem Teilnehmermanagement-Tool können Sie Ihre Mitarbeiterdatenbank durchforsten und gezielt Meeting-Invites verschicken.
3. Abstimmungen
Lassen Sie Ihre Mitarbeiter selbst über CSR-Projekte abstimmen. Mit FOM-Software können Sie Abstimmungen direkt im Meeting durchführen.
4. Protokollierung
Gute FOM-Software erstellt automatisierte und standardisierte Protokolle. Jeder Teilnehmer des CSR-Meetings sollte ein solches Protokoll bekommen, sodass alle wissen, für welche Aufgaben sie verantwortlich sind. Sie können die Meeting-Protokolle auch nutzen, um Learnings für spätere Projekte zu dokumentieren.
Ein praktisches Beispiel
Zurück zum obigen Beispiel: Sie sind Bauunternehmer und wollen einen Spielplatz für die lokale Gemeinde errichten. Dazu halten Sie mittels FOM-Software Ihre CSR-Meetings ab.
1. Gezielte Einladungen:
Wer sollte am Meeting teilnehmen? Ingenieure, Projekt- und PR-Manager und alle helfenden Hände, die mitwirken wollen. Sie können die Team-Einladungen über das Teilnehmerverzeichnis der FOM- Software verschicken und dabei spezifizieren, wer verpflichtend am Meeting teilnehmen muss und wer freiwillig dazukommen darf.
2. CSR-Agenda:
Vor dem Meeting legen Sie eine Agenda fest: Was sind die Ziele des Meetings, welche Projektpartner sind involviert, wie sehen Projekt- Budget- und Zeitplan aus? Sie können all diese Punkte direkt in der Software anlegen und dann während des Meetings einblenden.
3. Abstimmungen:
Lassen Sie Ihre Mitarbeiter über einzelne Aspekte abstimmen. Wo soll der Spielplatz gebaut werden, welche Spielgeräte sollen angeschafft werden, soll es einen Sandkasten geben? Ein FOM-Tool für Abstimmungen sollte sowohl offene als auch geheime Abstimmungen ermöglichen und im Teilnehmerverzeichnis können Sie festlegen, wer wie viele Stimmen hat. Soll der Projektleiter oder ein Ingenieur beispielsweise ein Veto-Recht bekommen, können Sie das ebenfalls spezifizieren.
4. Protokolle:
Nach Abschluss des Meetings erstellt die FOM-Software automatisiert ein Protokoll. Jeder Teilnehmer kann es in einem sicheren Login-Bereich herunterladen. Sie können es auch an die Teilnehmer verschicken und sogar unterschreiben lassen. Anhand dieses Protokolls können sich alle Teilnehmer das Meeting nochmals ins Gedächtnis rufen. In der Zukunft können Sie diese Protokolle bei ähnlichen Projekte als Wissenspool zu Rate ziehen.
Wie setzen Sie FOM-Software in Ihrer Organisation ein? Und wie organisieren Sie Ihre CSR-Meetings? Schreiben Sie uns gerne unter contact@fom-magazin.de.
