180 Tage unseres Arbeitslebens verbringen wir mit der Korrektur von Rechtschreibfehlern, 145 Tage mit Logins und einen Monat mit der Terminierung von Meetings. Wir brauchen mehr Automatisierung!

Eigentlich ist es erschreckend, wie wir Menschen unsere Lebenszeit verbringen: Wir schlafen ein Drittel unseres Lebens, schauen fast eine Dekade lang auf unser Smartphone und zappen vier Monate durch Streaming-Dienste – und oft schauen wir dann noch nicht mal einen Film.

Eine Studie der Maryland and Delaware Enterprise University Partnership hat sich nun mit der Frage beschäftigt, wie wir unsere Arbeitszeit verbringen. Die Ergebnisse zeigen auf eindrucksvolle Weise, wo wir uns verbessern können.

WTF – unproduktive Routinetätigkeiten

Die Forscher befragten 5.000 Büroangestellte in den USA und Großbritannien nach ihrem Arbeitsalltag. Sie ermittelten, wie viele Minuten die Befragten an einem gewöhnlichen Arbeitstag mit unproduktiven Tätigkeiten verbringen. Anschließend rechneten sie die Ergebnisse auf ein Arbeitsleben hoch und kamen so zur „Weighted Total Futility“ (WTF); auf Deutsch: „Gewichtete Gesamt-Sinnlosigkeit“.

Hier sind einige der Ergebnisse:

  • Rechtschreibfehler korrigieren, 180 Arbeitstage: Einzelne Wörter werden dabei so häufig falsch geschrieben, dass sie alleine mehrere Tage des Arbeitslebens in Anspruch nehmen. „Thnaks“ ist im Englischen der häufigste Tippfehler.
  • Logins, 145 Arbeitstage: Der durchschnittliche Büroangestellte verbringt fast ein halbes Jahr damit, Passwörter einzutippen, wiederherzustellen und zu erneuern.
  • Reaktionsloses Starren auf den Bildschirm, 145 Arbeitstage: zum Beispiel, wenn eine Webseite lädt oder das Internet mal nicht funktioniert.

Meist sind es Routinetätigkeiten, die viel Zeit verschwenden. Aktivitäten wie Windows-Updates ablehnen, Pop-up-Fenster schließen oder Emails löschen verbrauchen mehrere Wochen eines Arbeitslebens.

Auch das Formatieren von Dokumenten, Präsentationen oder Tabellen nimmt mehrere Wochen in Anspruch. Das Terminieren von Meetings verbraucht einen ganzen Monat. Emailentwürfe, die nie verschickt werden, verbrauchen zwei Tage.

Ineffizienter Umgang mit Technologie

Technologie gestaltet unseren Arbeitsalltag in vieler Hinsicht effizienter. Doch unser Umgang mit der Technologie ist oft nicht effizient. Deshalb muss sich Technologie weiterentwickeln. Beispielsweise ersetzt Gesichtserkennung zunehmend Passwörter und Autokorrektur-Funktionen reduzieren Tippfehler.

Meetings wurden in der Studie nicht berücksichtigt. Wären sie inkludiert, würden sie den WTF wohl um ein Vielfaches steigern. Denn kaum etwas ist so zeitaufwendig wie Meetings – und sie produzieren oft nur wenige oder gar keine Resultate.

Routinetätigkeiten automatisieren

Dass FOM-Software Meetings effizienter gestalten kann, ist dem regelmäßigen FOM-Magazin-Leser bereits bekannt. FOM-Software kann jedoch auch viele Routinetätigkeiten bei der Vor- und Nachbereitung der Meetings standardisieren und automatisieren.

Beispielsweise können Agendatemplates und Teilnehmerlisten wiederverwendet werden, Meetingprotokolle werden automatisiert erstellt und standardisierte Einladungen auf Knopfdruck versendet.

Führt man sich vor Augen, wie viel Arbeitszeit durch das Korrigieren von Rechtschreibfehlern, das Formatieren von Dokumenten oder das Verschicken von Einladungen verloren geht, dann können FOM-Standardisierungen zu enormen Zeiteinsparungen führen.

Akkumuliert man diese Zeitersparnisse dann über die gesamte Organisation hinweg, dann können selbst vermeintlich kleine Automatisierungen große Effizienzgewinne herbeiführen.

Haben Sie auch das Gefühl, dass in Ihrer Organisation zu viel Zeit verschwendet wird?
Setzen Sie bereits FOM-Software in Ihrer Organisation ein?
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