Unproduktive Meetings kosten einen Betrieb mit nur 100 Mitarbeitern jedes Jahr über eine Million Euro. Entscheidungsträger müssen eine neue Perspektive auf Meetings entwickeln: Jedes Meeting ist eine Investition und braucht einen positiven Return on Investment!
Ein Redaktionsbeitrag des FOM-Magazins
Wir müssen über Geld reden!
Wie viel Geld verschwendet Ihre Organisation jedes Jahr mit unnötigen Meetings? Oder anders gefragt: Was ist der Return on Investment Ihrer Meetings?
Keine Ahnung? Damit sind Sie nicht allein.
Die wenigsten Unternehmen, Vereine und Behörden berechnen Produktivitätskennzahlen für Meetings. Kaum jemand hat deshalb eine Vorstellung davon, welche Kosten ineffziente Meetings tatsächlich verursachen.
Doch Meetings sind teuer: Die Gehälter der Mitarbeiter, Opportunitätskosten – Ihr Sales-Team könnte beispielsweise die 30 Minuten des täglichen Stand-up-Meetings zum Cold-Calling nutzen – negative Auswirkungen auf die Mitarbeiterzufriedenheit und -Motivation sind die Kosten ineffizienter Meetings.
Kennzahlen: die Kosten unproduktiver Meetings
Angenommen, jemand würde Ihnen die Meetings Ihrer Organisation in Rechnung stellen. Jedesmal, wenn Sie ein Meeting organisierten, bekämen sie im Anschluss eine Rechnung.
Welcher Betrag würde draufstehen?
Hier die Makro-Kennzahlen: Laut einer Umfrage des Meetingplaners Doodle kosteten ineffiziente Meetings deutsche Unternehmen jedes Jahr 64 Milliarden Euro. Britische Firmen verschwendeten jährlich über 45 Milliarden Pfund und in den USA wären es über 399 Milliarden Dollar.
Wie sieht es in Ihrem Unternehmen aus?
Eine Beispielrechnung:
Angenommen, Ihr durchschnittlicher Mitarbeiter verdient im Jahr 55.000 Euro, also 4.583 Euro pro Monat. Bei monatlich 160 Arbeitsstunden entspricht das einem Gehalt 28,65 Euro pro Stunde.
Laut der Softwarefirma Atlassian nehmen Mitarbeiter im Schnitt an 62 Meetings im Monat teil, die jeweils 1,5 Stunden dauern, also insgesamt 93 Meetingstunden. Entsprechend betragen die Kosten pro Meeting pro Monat 93 x 28,65 Euro = 2.664 Euro.
Bei der Frage, wie produktiv Meetings sind, gehen die Meinungen weit auseinander. Verschiedene Umfragen gehen davon aus, dass 30 bis 75 Prozent der Meetingzeit unproduktiv wären. Die Atlassian-Studie geht von 33 Prozent unproduktiver Meetingzeit aus und befindet sich damit am unteren Ende der Schätzungen.
Für die Beispielrechnung bleiben wir optimistisch und gehen von 33 Prozent aus. In diesem Fall würde Sie die unproduktive Meetingzeit pro Mitarbeiter jeden Monat 879 Euro kosten.
In einem Betrieb mit 100 Mitarbeitern würden sich die Gesamtkosten pro Monat auf 87.900 Euro belaufen – das sind 1.054.800 Euro im Jahr.
Nicht in dieser Rechnung enthalten sind die Setup-Kosten der Meetings wie beispielsweise Kosten für Meetingräume, Software und Hardware oder die Klimaanlage.
Ebenfalls nicht enthalten sind die Opportunitätskosten, da Ihre Mitarbeiter in der verschwendeten Meetingzeit beispielsweise weitere Aufträge an Land ziehen könnten.
Realistischerweise liegen die tatsächlichen Kosten also weit jenseits der Millionengrenze - und das schon für einen mittelständischen Betrieb mit nur 100 Mitarbeitern!
Jedes Meeting ist ein Investment
Unproduktive Meetings sind teuer! Entscheidungsträger sollten deshalb eine neue Perspektive auf Meetings entwickeln.
Jedes Meeting ist ein Investment! Entsprechend muss jedes Meeting einen positiven Return on Investment erzielen!
Ein Unternehmen investiert Zeit, Geld und Ressourcen. Wie jedes andere Investment sollten Meetings daher auch mit Budgets, konkreten Zielen, Zeitvorgaben und klaren Verantwortlichkeiten versehen werden.
Genau das ist die Idee der FOMs:
- Jedes Meeting hat eine eindeutige Agenda
- Es werden nur Meetingteilnehmer eingeladen, die für diese Agenda unverzichtbar sind
- Jedes Meeting hat ein hartes Zeitlimit
- Meetingdaten werden in Protokollen aufgezeichnet
- Tools z.B. für Abstimmungen & Wahlen reduzieren den Zeitaufwand während der Meetings
- Automatisierungen wie Teilnehmerverzeichnisse verringern die Vorbereitungszeit
