Meetingüberlastung hat oft psychologische Gründe: die Zeitfresser bei der Arbeit

FOMO, Egoismus, Busyness, Gewohnheiten - all das führt zu unnötigen Meetings. Durch Meetingnormen lässt sich die Zeitverschwendung reduzieren und die Ziele der Organisation rücken in den Fokus.

Ein Redaktionsbeitrag des FOM-Magazins

Dass Meetings ein enormer Zeitfresser sein können, erleben wir alle immer wieder in unserem beruflichen Alltag.

Aber warum ist das eigentlich so?

Eine im Harvard Business Review publizierte Studie mit dem Titel „The psychology behind meeting overload“ analysierte diese Frage aus psychologischen Gesichtspunkten und identifizierte sechs wesentliche Gründe für die hohe Meetingbelastung in vielen Organisationen:

Zeitfresser 1: Meeting-FOMO

Meeting-FOMO („Fear of Missing out”; auf Deutsch: „Angst, etwas zu verpassen”) führt dazu, dass in Meetings oft Kollegen anwesend sind, die dort eigentlich nicht gebraucht werden.

FOMO treibt die Menschen dazu, Meetingeinladungen nicht abzulehnen. Denn während des Meetings könnte ja etwas Wichtiges entschieden werden. Und was sollen die Kollegen denken – und vor allem die Vorgesetzten – falls man im Meeting nicht anwesend wäre?

Das Resultat sind zu viele Meetingteilnehmer, die ihre Zeit verschwenden und das Meeting unnötig in die Länge ziehen.

Zeitfresser 2: Egoistische Dringlichkeit

Menschen tendieren dazu, ihre eigenen Belange zu priorisieren.

Deshalb werden Meetings häufig für Themen einberufen, die aktuell keine Priorität haben und daher aus Sicht der Gesamtorganisation unnötig Ressourcen beanspruchen.

Anders jedoch die Sicht der Meeting-Organisatoren selbst: Denn sie denken, ihr Meeting hätte Priorität über andere Belange.

Ein Beispiel: Die ganze Abteilung arbeitet an einer Projektdeadline und ausgerechnet jetzt soll ein Planungsmeeting für das Sommerfest stattfinden.

Vermutlich ist das Meeting für 95 Prozent der Meetingteilnehmer Zeitverschwendung! Nicht aber für die Organisatoren des Sommerfestes.

Personalverantwortliche sollten sich dann fragen, was in dem Moment wichtiger ist: das Projekt oder das Sommerfest?

Zeitfresser 3: Deadline-Meetings

Projektverantwortliche rufen oft Meetings ein, um Deadlines zu vereinbaren.

Ihre Logik: Wird eine Deadline face-to-face vereinbart, fühlen sich alle Beteiligten der Deadline stärker verpflichtet.

Tatsächlich würde eine Email absolut ausreichen!

Zeitfresser 4: Busyness

Ein Tag voller Meetings fühlt sich für viele Menschen produktiv an. Schließlich trifft und bespricht man sich.

Werden Meetings aber einzig und alleine deshalb einberufen, um dieses Gefühl der Geschäftigkeit zu erzeugen, sind sie Zeitverschwendung. Denn Busyness ist nicht gleich Business!

Zeitfresser 5: Review-Meetings

Wenn in Review-Meetings Verbesserungen für zukünftige Projekte diskutiert oder nächste Schritte vereinbart werden, können sie durchaus produktiv sein und die Organisation voranbringen.

Genau das geschieht in vielen der sogenannten Review-Meetings jedoch nicht. Stattdessen dienen sie oft lediglich dem Ziel, anderen von unseren Erfolgen zu erzählen.

Sie sind dann eine reine Showbühne für die eigene Ego-Befriedigung - und damit reine Zeitverschwendung!

Zeitfresser 6: Gewohnheit

Wenn regelmäßige Meetings zur Gewohnheit werden, hinterfragt irgendwann niemand mehr ihren wirklichen Nutzen.

Braucht man das tägliche Sales-Meeting wirklich oder reicht vielleicht auch ein wöchentliches Meeting?

Der Nutzen eines regelmäßigen Meetings kann sich mit der Zeit wandeln. So kann es durchaus sinnvoll sein, wenn sich ein neues Sales-Team jeden Tag trifft. Doch braucht es das nach einem Monat der Einarbeitung immer noch?

Werden Meetings mit der Zeit obsolet, sollte man nicht aus Gewohnheit an ihnen festhalten.

FOMs etablieren Meetingnormen und verhindern Zeitverschwendung

Die Studie zeigt, dass Meetings oft eher aus psychologischen Gründen einberufen werden, statt aus organisatorischer Notwendigkeit.

Manager sollten solche Meetings aus Zeit- und Kostengründen unterbinden.

Aber auch Manager sind nur Menschen, die letztendlich auch von psychologischen Tendenzen getrieben werden.

Deshalb braucht es Normen und Tools! FOMs wurden mitunter dazu entwickelt, die menschliche Psyche im Rahmen zu halten:

Teilnehmermanagement: FOMs zwingen die Organisatoren, sich bei der Meetingorganisation genau zu überlegen, wer am Meeting teilnehmen soll und warum. Dadurch wird Meeting-FOMO reduziert, da alle Anwesenden aus einem klar definierten Grund anwesend sind. Wer nicht gebraucht wird, wird gar nicht erst eingeladen.

Meetingziele: Da jedes FOM eine klare Zielsetzung hat, können Manager überflüssige Meetings wie Deadline-Meetings, Review-Meetings oder Meetings mit geringer Priorität entweder komplett verhindern oder auf einen späteren Zeitpunkt verschieben.

Protokolle: Die Ergebnisse eines FOMs werden dokumentiert. Sollte man also feststellen, dass Meetings keine konkreten Ergebnisse produzieren, werden sie abgeschafft. Dadurch werden insbesondere Busyness- und Gewohnheitsmeetings reduziert.

Agendavorlagen: Jedes FOM hat eine im Voraus vereinbarte Agenda, die den Inhalt des Meetings definiert, den zeitlichen Rahmen setzt und die Erwartungshaltung an die Teilnehmer kommuniziert. Die Agenda gibt den Teilnehmern somit auch die Möglichkeit, sich auf Meetings gezielt vorzubereiten. Und sie gibt Managern die Möglichkeit, Meetings ohne klare Zielvorgaben zu unterbinden.

Der Grundgedanke der FOMs setzt genau bei der Problemstellung an, die die Studie beschreibt: Meeting werden oft aus psychologischen statt aus praktischen Gründen einberufen und sind somit oft überflüssig.

FOMs legen deshalb organisatorische Meetingnormen fest und geben Meetings damit klare Ziele und einen festgelegten Rahmen.

Wie vermeiden Sie unnötige Meetings in Ihrer Organisation? Nutzen Sie dafür FOM-Software? Wir freuen uns auf Ihren Input. Schreiben Sie uns unter contact@fom-magazin.de.