Eine Microsoft-Studie analysierte das Multitasking-Verhalten während Online-Meetings. Unser Fazit: Formalisierung und Automatisierung fördern den Fokus und reduzieren ineffiziente Kommunikationsabläufe.
Ein Redaktionsbeitrag des FOM-Magazins
Hand aufs Herz: Hören Sie in Meetings immer aufmerksam zu? Die meisten tun es nicht.
Laut einer Studie der University of Florida wenden Mitarbeitende während Online-Meetings ihre mentale Energie vor allem dazu auf, sich selbst anzustarren.
Außerdem erledigen viele Meetingteilnehmer während des Meetings nebenbei andere, für das Meeting irrelevante Tätigkeiten. Die Anwesenheit von iPhones und iPads in Meetings erhöht zudem die Neigung zum Multitasking.
Die Produktivität bleibt jedoch auf der Strecke.
Was ist Multitasking?
Multitasking – definiert als das Durchführen mehrerer Aktivitäten zur gleichen Zeit – wirkt sich negativ auf die Produktivität aus. Das haben beispielsweise Studien in Hörsälen gezeigt, in denen Studierende neben der Vorlesung auf ihren Laptops Emails beantworteten oder im Internet surften.
In unserem Alltag sind wir alle Multitasker, manche mehr, manche weniger. Durch Online-Meetings wird das Problem allerdings potenziert, da Multitasking in einer Gruppe nicht nur die Produktivität einer einzelnen Person negativ beeinflusst, sondern die aller Meetingteilnehmer.
Wissenschaftler der Stanford University und des University College London haben deshalb gemeinsam mit Microsoft und Amazon das Multitasking-Verhalten während Videokonferenzen genauer untersucht (PDF). Dazu haben sie von Februar bis Mai 2020 Meetingdaten von 715 Microsoft-Mitarbeitern in den USA erfasst.
Multitasking während Meetings
Die Studie fand heraus, dass in 30 Prozent der Meetings Email-Multitasking stattfand. In 23 Prozent der Meetings waren Teilnehmer während des Meetings mit Dokumenten beschäftigt, die für das Meeting keinerlei Bedeutung hatten.
Hier sind einige Ergebnisse der Studie:
- Ein stumm geschaltetes Mikrofon oder ein ausgeschaltetes Video erhöht die Wahrscheinlichkeit für Multitasking.
- In Meetings mit einer großen Teilnehmerzahl findet mehr Multitasking statt. Dazu wurden Meetinggrößen von 3 Teilnehmern, 4-5 Teilnehmer, 6-10 Teilnehmern und über 10 Teilnehmern analysiert. Je größer die Teilnehmergruppe, desto mehr Multitasking fand statt.
- Je länger das Meeting, desto mehr Multitasking fand statt. So fand in einem 40-80 Minuten langen Meeting deutlich mehr Multitasking statt als in einem Meeting von 20-40 Minuten.
- In regelmäßig wiederkehrenden Meetings findet mehr Multitasking statt als in Ad-Hoc-Meetings.
- Von Montag bis Donnerstag findet mehr Multitasking statt als in Freitagsmeetings.
- Meetings am Morgen resultieren in mehr Multitasking als Meetings am Nachmittag. Das läge vermutlich am Arbeitsrhythmus der Mitarbeiter, argumentieren die Ersteller der Studie.
Abbildung: Verteilung der Email-, Dokumenten- und Meetingbelastung über den Tag hinweg
Best-Practises als Lösungsansatz für Multitasking
Die Ersteller der Studie argumentieren, dass die Struktur und das Management der Meetings das Multitasking der Meetingteilnehmer signifikant reduzieren könnte. So ließen sich viele Herausforderungen durch folgende Best-Practises lösen:
- Keine Meetings am Morgen
- Unnötige Meetings vermeiden
- Meetingzeiten verringern
- Längere Meetings mit Pausen unterbrechen
- Aktive Teilnahme und Redebeiträge einfordern
Hinzufügen sollte man noch: keine iPads und iPhones in Meetings!
Solche Verhaltensregeln können zwar durchaus produktivitätsfördernd sein, doch in der Praxis gehen sie meist unter. Stattdessen sollten Unternehmen diese Best Practises mit Softwarelösungen direkt als harte Regeln in das Meetingdesign integrieren.
Anti-Multitasking-Regeln durch Softwarecode
FOM-Software stellt computergestützte Meetingtools bereit, die mitunter auf den oben genannten Best-Practises beruhen.
Beispielsweise enthält die Software interaktive Agendatemplates für verschiedene Meetingformate wie All-Hands-Meetings oder Budgetmeetings. Dadurch erhalten die Meetings eine vorgegebene Struktur und alle Teilnehmer können sich auch entsprechend vorbereiten.
Die Software kann auch die Teilnehmerzahlen und Meetinglänge auf ein festgelegtes Maximum begrenzen. Sollte man dann bei einzelnen Meetings von diesen Regeln abweichen müssen, kann das manuell eingestellt werden.
Auch andere Standardisierungen und Automatisierungen wie Tools für Abstimmungen, automatisierte Protokolle oder Fragetools können bei der Formalisierung von Meetings helfen und somit Multitasking verringern.
FOM-Software ermöglicht Ihnen auch, Ihre eigene Studie in Ihrem Unternehmen durchzuführen. Sie enthält Analysetools, mit denen Sie beispielsweise die Meetingdauer, Teilnehmerstärke, Pünktlichkeit, Meetingtage und verwendete Tools aufzeichnen können.
