FOM-Software eignet sich auch für die Organisation größerer Events wie Offsites - und ist damit ein Muss für alle remote-first-Unternehmen.

Ein Redaktionsbeitrag des FOM-Magazins

Offsite” ist der neudeutsche Begriff für Tagung. Dabei treffen sich die Mitarbeitenden einer Firma für einen oder mehrere Tage zu Workshops oder Freizeitaktivitäten, um abseits vom Tagesgeschäft bestimmte Themen zu erarbeiten und persönliche Beziehungen zu pflegen.

Offsites sind nichts Neues. Im digitalen Zeitalter gewinnen sie jedoch zunehmend an Bedeutung. Seit immer mehr Mitarbeitende im Home Office sind, hat der persönliche Kontakt zu den Kollegen abgenommen. Zwar kann man sich auch in Online-Meetings persönlich austauschen, den Face-to-Face-Kontakt ersetzt ein Videoanruf jedoch nicht. Hier kommen Offsites in Spiel!

Wie laufen Offsites ab?
Bei der Organisation der Offsites sind der Phantasie kaum Grenzen gesetzt. In erster Linie sollte man sich über das Ziel des Events im Klaren sein: Geht es vorwiegend um Inhalte oder um die Beziehungspflege?

Bei den meisten Offsites spielt beides eine Rolle. Deshalb bietet es sich an, beispielsweise bei einem zweitägigen Offsite einen Tag für inhaltliche Workshops und einen für das Teambuilding einzuplanen. Auf diese Weise hat das Event eine klare Struktur und beide Tage haben jeweils eine eindeutige Zielsetzung.

Workshops
Workshops sind ein guter Weg, um Inhalte zu erarbeiten. So kann man beispielsweise in einem Sales-Workshop eine neue Produkt-Positionierung aufstellen.

Der Erfolg solcher Workshops steht und fällt mit der Vorbereitung. Alle Teilnehmer sollten deshalb im Vorfeld unbedingt eine Agenda erhalten und sich gezielt auf die Workshops vorbereiten.

All-Hands-Meetings
Je nach Unternehmensgröße und Zielsetzung können auch „All-Hands-Meetings” sinnvoll sein, an denen die gesamte Belegschaft teilnimmt. Das bietet sich zum Beispiel bei strategischen Themen an, die alle Offsite-Teilnehmer etwas angehen.

Nicht sinnvoll sind All-Hands-Meetings hingegen bei Themen, die Spezialexpertise erfordern, beispielsweise die Implementierung eines neuen Buchhaltungssystems.

Teambuilding
Beim Teambuilding stehen nicht die Inhalte, sondern vor allem die Beziehungspflege im Vordergrund.

Man kann zum Beispiel einen gemeinsamen Ausflug unternehmen und Sightseeing oder Gruppenspiele organisieren. Hier kommt es vor allem auf die persönlichen Vorlieben der Offsite-Teilnehmer an.

Was sind FOMs?
Der regelmäßige FOM Magazin-Leser ist bereits im Bilde. Hier nochmal kurz für alle Neuankömmlinge:

FOM steht für „Formelles Online Meeting”, also sämtliche Meetings, die einen festgelegten Ablauf erfordern. Softwarelösungen helfen dabei, FOMs effizienter zu organisieren. So können Standardisierung und Automatisierung Prozesse und Meetingstrukturen vereinfachen und die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung erleichtern.
FOM-Software stellt beispielsweise Tools für digitale Abstimmungen & Wahlen zur Verfügung, Teilnehmer- und Stimmrechtsverzeichnisse, automatisierte Protokolle und vieles mehr.

Was haben FOMs mit Offsites zu tun?
Streng genommen sind Offsites zwar keine FOMs, die FOM-Struktur ist für die Organisation von Offsites dennoch sehr hilfreich.

Zum einen beinhalten Offsites eine Reihe von Meetings innerhalb eines größeren Events. Automatisierung und Standardisierung vereinfachen somit die Abläufe.

Zum anderen sind Offsites in der Regel wiederkehrende Events. Wurden Vorlagen und Templates einmal in der FOM-Software angelegt, können sie jederzeit wiederverwendet werden.

Offsites sind zudem oft hybride Events. Insbesondere bei internationalen oder remote-first Unternehmen ist die Belegschaft oft über den ganzen Globus verteilt. Es bietet sich somit an, Teilnehmer zu einzelnen Workshops der Präsenzveranstaltung online hinzuzuschalten.

Durch das hybride Format hat man zudem einen Plan B, falls ein Teilnehmer kurzfristig verhindert sein sollte, beispielsweise aus Gesundheitsgründen oder aufgrund von Reisebeschränkungen oder Verkehrsstaus.

Ein praktisches Beispiel
Die verschiedenen Tools der FOM-Software unterstützen bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Offsites:

  • Teilnehmerverzeichnisse
    Bei kleineren Unternehmen nimmt meist die gesamte Belegschaft an einem Offsite teil. Bei größeren Unternehmen beschränken sich Offsites in der Regel auf einzelne Abteilungen, manchmal auch auf einzelne Teams. Im Vorfeld muss also bestimmt werden, wer überhaupt am Offsite teilnehmen soll.
    Während des Offsites werden parallel verschiedene Workshops und Aktivitäten veranstaltet, wobei nicht alle Anwesenden an allen Workshops teilnehmen. AUch für diese Meetings müssen also separate Teilnehmerlisten erstellt werden.
    FOM-Software stellt Teilnehmerverzeichnisse zur Verfügung, sowohl für das gesamte Event als auch für die einzelnen Workshops. Einmal gespeichert, kann man die Teilnehmerverzeichnisse für alle wiederkehrenden Offsites erneut verwenden. Auch kann man im Nachhinein sehen, wer an welchem Workshop teilgenommen hat.
  • Abstimmungen
    Vor allem bei Teambuilding-Events sollte die Belegschaft in die Organisation des Events mit einbezogen werden.
    Hierfür bieten sich die Abstimmungstools der FOM-Software an. So können die Mitarbeitenden beispielsweise über den Tagungsort, die Ausflugsziele oder die Speisekarte abstimmen.
  • Agendavorlagen
    Offsites sind nur dann erfolgreich, wenn alle Teilnehmer sich bestens vorbereiten. Deshalb sollte sowohl für das gesamte Offsite als auch für die einzelnen Workshops im Vorfeld ein Agenda erstellt werden. FOM-Software stellt dafür vorgefertigte und auf Best-Practises beruhende Templates zur Verfügung, die man für nachfolgende Offsites wiederverwenden kann.
  • Sprecherliste
    Während der Workshops gibt es jeweils einen Moderator und unter Umständen auch verschiedene Sprecher. All das kann man in der FOM-Software einstellen.
    Da der Erfolg eines Offsites vor allem von der Mitwirkung der Anwesenden abhängt, sind insbesondere die Frage- und Chatfunktionen von Bedeutung. Dadurch können sich online zugeschaltete Teilnehmer unkompliziert und organisiert in das Meeting einbringen.
  • Protokolle
    FOM-Software erstellt automatisierte Meeting-Protokolle, die die Meetingteilnehmer anschließend in einem geschützten Bereich herunterladen können. Man weiß also im Nachhinein, wer an welchen Meetings teilgenommen hat und was beschlossen wurde.
  • Datenauswertung
    FOM-Software zeichnet während der Meetings relevante Meetingdaten auf, zum Beispiel, wie lange die einzelnen Workshops dauern, ob sie pünktlich beginnen und innerhalb der vorgegebenen Zeit abgeschlossen werden, wie lange Pausen gemacht wurden, die Teilnehmerzahl und vieles mehr.
    Organisatoren können diese Daten bei der Planung zukünftiger Offsites berücksichtigen, um die Effizienz der Events kontinuierlich zu verbessern.

Neben Offsites kann man FOM-Software auch bei der Organisation anderer Events verwenden, denn Im Prinzip ist jedes Event auch ein Meeting. Da Standardisierung und Automatisierung häufig einen Mehrwert leisten, ist FOM-Software das ideale Organisationstool.

Wie setzen Sie FOM-Software in Ihrer Organisation ein?
Und wie organisieren Sie Ihre Offsites?
Schreiben Sie uns unter contact@fom-magazin.de.