Mitarbeiter im Home-Office haben hinsichtlich ihrer Repräsentanz, Partizipation und dem Informationszugang oft Nachteile. Eine effiziente Meetingkultur muss die Chancengleichheit fördern, auch zum Nutzen der Teamperformance.
Ein Redaktionsbeitrag des FOM-Magazins
Mit dem Abklingen der COVID-Pandemie kehren die Mitarbeiter nun wieder aus ihren Home-Offices in die Firmenbüros zurück.
Doch längst nicht alle!
Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben die Vorteile des Home-Offices durchaus zu schätzen gelernt: Remotes Arbeiten spart Zeit und Kosten, ermöglicht eine bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf und reduziert den CO2-Fußabdruck.
Doch in der hybriden Arbeitswelt müssen sich Home-Office-Mitarbeiter auch die Frage stellen, ob die physische Distanz zu den Kollegen und Vorgesetzten ihrer Karriere schadet. Denn in der traditionellen Meetingkultur werden Remote-Mitarbeiter oft benachteiligt.
Chancengleichheit in hybriden Meetings
Laut einer Umfrage des Economist stimmten 62 Prozent der Befragten der Aussage zu, dass eingeschränkte Kommunikationsmöglichkeiten mit ihren Vorgesetzten und Kollegen ihre Karriereperspektive verschlechtern würden.
Die unzureichende Integration der Home-Office-Mitarbeiter ist nicht nur ein Problem für individuelle Mitarbeiter, sondern kann die Gesamtperformance und Teamkultur einer Organisation negativ beeinflussen.
Um diese Ungleichheiten zu beheben, braucht es sowohl organisatorische als auch technische Maßnahmen.
Im Kern geht es dabei um drei Dinge:
1. Repräsentationsgleicheit
Repräsentation beschreibt die Fähigkeit, in Meetings gesehen und gehört zu werden. Das scheitert meistens in erster Linie an ineffizienter Technologie.
Beispielsweise haben Remote-Mitarbeiter den Nachteil, dass sie unter Umständen nicht alle Teilnehmer im Raum gleichermaßen sehen und hören können.
Andererseits erscheinen Remote-Mitarbeiter in der gängigen Videocall-Software klar sichtbar auf dem Bildschirm mit ihrem Namen und einer eigenen Kachel. Die Mitarbeiter im physischen Meetingraum haben hingegen keine eigene Kachel und sind je nach Meetinggröße nicht klar für alle Meetingteilnehmer erkennbar.
2. Partizipationsgleichheit
Partizipation beschreibt die Fähigkeit, an Meetings teilzunehmen und sich einbringen zu können.
Beispielsweise kann es für Remote-Mitarbeiter schwieriger sein, sich spontan in die Diskussion „einzuklinken“, da sie nicht im gleichen Raum präsent sind.
Auch sind Remote-Mitarbeiter oft von Ad-hoc-Meetings ausgeschlossen, die spontan ohne Einladung stattfinden.
3. Informationsgleichheit
Informationsgleichheit bedeutet, dass alle Mitarbeiter in der Organisation den gleichen Informationsstand und den gleichen Zugang zu den für ihre Arbeit relevanten Informationen haben.
Informationen werden jedoch nicht nur in Meetings geteilt, sondern häufig über den sogenannten „Flurfunk“, also in spontanen Gesprächen auf dem Flur oder in der Kaffeeecke.
Da Remote-Mitarbeiter bei diesen Gesprächen nicht dabei sind, fehlen ihnen unter Umständen essentielle Informationen, um gute Entscheidungen zu treffen oder in hybriden Meetings einen Beitrag zu leisten.
Technologische Lösungen für mehr Chancengleichheit
Einige der Herausforderungen einer hybriden Meetingkultur lassen sich durch Technologie lösen.
So arbeitet beispielsweise Google an einem KI-Feature, das die Lichtverhältnisse und Auto-Zoom-Parameter während Videocalls so einstellt, dass alle Meetingteilnehmer klar im Bild erscheinen - egal ob physisch oder digital anwesend.
Auch spezialisierte Hardware kann die Räpresentationsgleichheit fördern. So gibt es beispielsweise 360 Grad Video-Eulen, die automatisch die sprechende Person ins Bild bringen.
Partizipationsgleichheit könnte man durch Tools wie Buttons zur Wortmeldung oder digitale Abstimmungstools fördern. Außerdem sollten alle Mitarbeiter über die gleichen technischen Möglichkeiten verfügen, Meetings einzuberufen und zu moderieren.
In puncto Informationsgleichheit sollten Unternehmen Kooperationstools nutzen. Statt Informationen lokal zu speichern, sollten sie auf Shared-Drives verfügbar sein, sodass der relevante Personenkreis sie stets einsehen kann.
Auch gibt es mittlerweile Kollaborationsplattformen wie Monday oder Asana, die transparentes Teamwork ermöglichen.
Chancengleichheit mit FOMs
Neben den rein technischen Möglichkeiten kommt es vor allem auch auf das richtige organisatorisch-technische Framework an. Hier kommen FOMs ins Spiel.
FOMs geben Meetings Struktur und einen vordefinierten Ablauf. Jedes Meeting wird von einer interaktiven Meetingagenda begleitet, wobei allen Teilnehmern durch den Moderator Redezeit eingeräumt wird.
Da jedes Meeting ein eindeutig definiertes Ziel hat und nur die dafür nötigen Teilnehmer eingeladen werden, werden die Teilnehmerstärke und Meetinglänge auf das nötige Minimum reduziert.
Klare Zeitvorgaben lenken den Fokus der Meetingteilnehmer auf das Wesentliche, wodurch irrelevante Partizipation vermieden und relevante Partizipation gefördert wird.
Auch Ad-hoc-Meetings werden in einer FOM-basierten Meetingkultur massiv reduziert, da es für sie meist keine Notwendigkeit gibt. Stattdessen werden alle Informationen in den dafür angelegten Meetings geteilt. “Flurfunk” ist ein Symptom einer ineffizienten Meetingkultur und sollte in gut geführten Organisationen irrelevant sein.
FOMs können auch den Zugang aller Mitarbeiter zu Vorgesetzten verbessern, beispielsweise durch regelmäßige Feedback-Meetings für Onsite- und Remote-Mitarbeiter.
Schlussendlich gibt FOM-Software Entscheidungsträgern erstmals ein Tool an die Hand, um Repräsentations-, Partizipations- und Informationsgleichheit zu messen. Sämtliche Meetingdaten wie die Teilnehmerstärke, Meetingdauer und -frequenz und Toolverwendung werden aufgezeichnet. Personalverantwortliche können dann die richtigen Stellschrauben identifizieren, um die Meetingkultur des Unternehmens zu verbessern.
In einer perfekten Welt sollte es keinen Unterschied machen, wo ein Mitarbeiter seine Arbeit erledigt, solange das Resultat stimmt. Doch die Welt ist nicht perfekt! Es wird noch eine Weile dauern, bis in hybriden Organisationen komplette Repräsentations-, Partizipations- und Informationsgleichheit herrscht. FOMs sind ein Schritt in die richtige Richtung.
